Die Kosten, die Sie beim Kauf von Fertigungssoftware nicht einrechnen
Bei der Softwareauswahl zählen meist Funktionen und Preis. Kaum jemand rechnet ein, was es Ihr IT-Team kostet, das Tool nach dem Go-live am Laufen zu halten.
Fast niemand berücksichtigt den IT-Aufwand in seiner Bewertungsmatrix für Software. Gemeint sind nicht die einmaligen Kosten für den Go-live, sondern die laufende Belastung, um alles am Laufen zu halten: Schnittstellen, die gepflegt werden müssen, Upgrades, die ein eigenes IT-Projekt erfordern, Sicherheitsprüfungen, Support-Tickets und Abstimmungen mit dem Anbieter, die immer bei denselben zwei Personen landen. Diese Kosten sind real. Sie summieren sich mit der Zeit. Und sie tauchen fast nie in der Bestellung auf.
Ein genauer Blick lohnt sich, denn in der Fertigung sind IT-Ressourcen von vornherein knapp bemessen.
Wen Sie wirklich belasten
Produktionswerke sind keine IT-intensiven Unternehmen wie Finanzdienstleister oder Softwarefirmen. In der Fertigung liegt das Verhältnis regelmäßig zwischen 1:200 und 1:500, also eine IT-Fachkraft auf zwei- bis fünfhundert Beschäftigte. An einem mittelgroßen Produktionsstandort sind damit oft nur eine Handvoll Personen für alles zuständig, von der Netzwerkinfrastruktur über die SPS-Anbindung bis zum Anwendersupport, häufig über mehrere Schichten und manchmal sogar über mehrere Standorte hinweg.
Diese Personen sind bereits voll ausgelastet. Kommt ein neues Software-Tool mit komplexen Integrationsanforderungen oder einem Upgrade-Zyklus hinzu, der manuelle Konfiguration verlangt, reiht es sich in eine lange Warteschlange ein. Andere Prioritäten bleiben liegen. Und wenn das IT-Team über Monate am Limit arbeitet, wird zwangsläufig etwas vernachlässigt.
Genau diese Kosten übersehen die üblichen Beschaffungsprozesse. Sie erscheinen nicht als eigener Posten, weil sie aus dem bestehenden Personal stammen, das sich auf immer mehr Aufgaben verteilt. Das Budget sieht sauber aus, die tatsächliche Lage ist es ganz und gar nicht.
Wie „IT-Aufwand“ in der Praxis aussieht
Hoher IT-Aufwand durch ein Softwareprodukt zeigt sich meist auf vorhersehbare Weise.
Der größte Faktor ist in der Regel die Integrationsarbeit. Fertigungssoftware muss meist mit anderen Systemen kommunizieren: einem ERP, einem Historian, einer SCADA-Ebene, einer Qualitätsdatenbank. Jede Verbindung muss jemand aufbauen, testen und funktionsfähig halten, sobald eine der beiden Seiten aktualisiert wird. Über eine Vertragslaufzeit von drei Jahren sind das keine einmaligen Kosten.
Hinzu kommen Upgrades. Anbieter von Unternehmenssoftware veröffentlichen größere Versionen meist in festen Zyklen, und der Wechsel erfordert die Mitarbeit der IT: Kompatibilitätsprüfungen, Datenmigration, Tests in einer Staging-Umgebung und die Abstimmung eines Wartungsfensters, das die Produktion nicht stört. An einem Standort mit schlanker IT-Besetzung kann ein einziges Upgrade wochenlang Kapazitäten binden.
Dazu kommt der Aufwand für Sicherheit und Compliance. Die Fertigung gehört weltweit zu den am häufigsten angegriffenen Branchen, und OT-Umgebungen bringen Schwachstellen mit sich, die IT-Teams aktiv managen müssen. Software, die On-Premises läuft, offene Netzwerkports benötigt oder auf veralteten Protokollen basiert, vergrößert die Angriffsfläche, und dafür muss jemand die Verantwortung übernehmen.
Und schließlich gibt es das tägliche Grundrauschen: Benutzer anlegen, Fehler beheben, Abstimmungen mit dem Anbieter, Nutzungsberichte. Nichts davon ist spektakulär, aber es summiert sich.
Warum das ein finanzielles Argument ist und nicht nur ein IT-Thema
Diese Zahl sollte in mehr Business Cases auftauchen: Studien zeigen immer wieder, dass die Wartungskosten über den gesamten Lebenszyklus 65 bis 85 % der Gesamtbetriebskosten von Unternehmenssoftware ausmachen. Der Kaufpreis entspricht den meisten Analysen zufolge nur etwa 30 % dessen, was Sie tatsächlich ausgeben.
In dieser Lücke steckt der IT-Aufwand. Jede Stunde für die Pflege von Schnittstellen, jedes Upgrade-Projekt, jede Sicherheitsmaßnahme rund um dieses Softwaresystem verursacht echte Kosten. Sie werden nur von Gehältern aufgefangen, die ohnehin schon budgetiert sind, und wirken deshalb kostenlos. Die Kosten verstecken sich in Ihrem Personal, nicht in Ihren Rechnungen.
Hinzu kommen Opportunitätskosten. IT-Teams in Produktionswerken sitzen zwischen zwei Support-Tickets nicht untätig herum. Solange sie mit Softwarewartung beschäftigt sind, verbessern sie nicht die Ausfallsicherheit des Netzwerks, treiben keine anderen Digitalisierungsprojekte voran und leisten nicht die vorbeugende Arbeit, die Systeme stabil hält. Die Folgen eines überlasteten IT-Teams zeigen sich erst später und werden selten auf die Kaufentscheidung zurückgeführt, die sie ausgelöst hat.
Die Frage, die sich die meisten Käufer nie stellen
Bei der Bewertung einer neuen Software fragen die meisten Teams: Was kostet der Kauf, und was bringt er uns? Die bessere Frage lautet: Was kostet uns der Betrieb? Und noch wichtiger: Wer bezahlt das eigentlich?
„Wer bezahlt das?“ ist deshalb so entscheidend, weil diejenigen, die zahlen, bei der Kaufentscheidung oft nicht mit am Tisch sitzen. Der IT-Leiter im Werk, der vierzig Stunden in die Integration steckt, hat den Vertrag nicht unterschrieben. Die Betriebsleitung, deren Rollout sich verzögert, weil die IT mit dem Upgrade eines anderen Bereichs beschäftigt ist, war bei der Entscheidung nicht dabei. Die Kosten verteilen sich über die ganze Organisation, der Nutzen dagegen ist gebündelt und dokumentiert. Diese Asymmetrie ist ein wesentlicher Grund, warum Ihr IT-Aufwand auf keiner Rechnung erscheint.
Eine vollständigere Bewertung fragt: Wie lange dauert die Einführung von Anfang bis Ende tatsächlich? Welche Integrationsarbeit ist nötig, und wer erledigt sie? Wie werden Upgrades umgesetzt, und wie viele interne Ressourcen binden sie? Welche laufenden Pflichten in Sachen Sicherheit und Compliance bringt diese Software mit sich?
Das sind keine abwegigen oder belanglosen Fragen. Es ist nur unangenehm, sie einem Anbieter mitten in der Demo zu stellen. Und weil sie unangenehm sind, lassen die meisten Käufer sie weg und erfahren die Antworten erst später.
Was geringer IT-Aufwand möglich macht
Wenn sich ein Tool zur Produktionsüberwachung innerhalb von Tagen statt Monaten an eine Maschine anschließen lässt und verwertbare Daten liefert, verändert sich etwas grundlegend.
Das Problem, für das das Tool gekauft wurde, wird gelöst, solange es noch dringlich ist. Das Team, das damit arbeiten soll, ist noch engagiert, statt auf den Abschluss eines IT-Projekts zu warten. Und die Investition beginnt sich zu rechnen, bevor die erste Rechnung fällig wird.
Auch auf die IT-Kapazität wirkt sich das nachhaltig aus. Ein Team, das nicht in der Wartung von System A versinkt, hat Zeit, System B und danach System C zu prüfen und einzuführen. Jedes Tool mit geringem Aufwand erleichtert den nächsten Schritt auf der Roadmap zur Digitalisierung der Produktion. Tools mit hohem Aufwand bewirken das Gegenteil: Sie türmen sich zu einer Wartungslast auf, die nach und nach jeden weiteren Fortschritt verdrängt.
Die Architektur ist genauso wichtig wie der Funktionsumfang. Ein Tool, das sich schnell einführen lässt, sich automatisch aktualisiert und über Standardprotokolle integriert wird, unterscheidet sich grundlegend von einem, das Ihr IT-Team dauerhaft bindet. Das eine vergrößert Ihre Kapazität. Das andere verbraucht sie.
Worauf Sie achten sollten
Wenn Sie Fertigungssoftware mit Blick auf den IT-Aufwand bewerten, lohnt es sich, einige Punkte direkt anzusprechen.
Zeitplan für die Einführung
Fragen Sie nach der mittleren Dauer vom Kauf bis zu den ersten Live-Daten an einem Standort, der Ihrem ähnelt. Zögert der Anbieter oder spricht er erst über Projektumfang, bevor er eine Zahl nennt, sagt Ihnen das bereits etwas.
Anforderungen an die Infrastruktur
Läuft die Lösung in der Cloud, oder braucht sie Server vor Ort? Cloudbasierte Tools mit automatischen Updates nehmen Ihnen eine ganze Kategorie laufender IT-Arbeit ab.
Integrationsansatz
Nutzt die Software industrielle Standardprotokolle wie OPC-UA, MQTT oder REST-APIs, oder braucht sie individuelle Konnektoren? Mit Standardprotokollen kann Ihr Team Integrationen ohne spezielles Anbieterwissen umsetzen.
Upgrade-Modell
Wie werden neue Versionen bereitgestellt? Wenn größere Upgrades ein IT-Projekt statt eines automatischen Updates erfordern, sollten Sie das einkalkulieren. Bei einem Fünfjahresvertrag können das vier oder fünf Upgrade-Zyklen sein, jeder mit eigenem Ressourcenaufwand.
Support-Modell
Wenn um 2 Uhr nachts in der Produktionsschicht etwas ausfällt: Wen rufen Sie an, und was kann derjenige tatsächlich aus der Ferne beheben?
Keine dieser Fragen steht in einer Standard-Ausschreibungsvorlage. Die meisten Anbieter liefern die Antworten nicht von sich aus. Doch genau sie entscheiden, ob die Software, die Sie kaufen, ein Werkzeug bleibt oder zur Last wird. Und dieser Unterschied zeigt sich nicht in der Bestellung, sondern in den zwei Jahren danach.
